Jak zalogować się do KSeF i nadać dostęp biuru rachunkowemu

KSeF - jak zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur i umożliwić korzystanie biuru rachunkowemu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna, centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 r. jego stosowanie stanie się wymogiem dla większości przedsiębiorców, a sprawne korzystanie z niego znacząco usprawnia prowadzenie rozliczeń i obieg dokumentów w firmie.

Czym jest KSeF i dlaczego warto zacząć go używać już teraz?

KSeF zastępuje tradycyjne fakturowanie papierowe i rozsyłanie PDF-ów za pomocą e-maili — od momentu wejścia w życie obowiązku każdy podatnik VAT będzie zobowiązany do tworzenia faktur ustrukturyzowanych właśnie w tym systemie. Faktury ustrukturyzowane to dokumenty elektroniczne w ustandaryzowanym formacie XML, co pozwala automatycznie przetwarzać i analizować dane księgowe. 

Przejście na KSeF to efektywność, bezpieczeństwo i uporządkowany obieg dokumentów - a także mniejsze ryzyko błędów przy rozliczeniach VAT.

Jak uzyskać dostęp do KSeF - logowanie krok po kroku

Aby rozpocząć pracę z Krajowym Systemem e-Faktur, każdy przedsiębiorca musi najpierw uwierzytelnić się w systemie i zalogować. Proces ten różni się nieco w zależności od formy prowadzonej działalności:

1. Wejdź na panel KSeF

Dostęp do systemu realizowany jest przez portal KSeF Ministerstwa Finansów. W pierwszym kroku należy przejść na stronę logowania i wybrać metodę uwierzytelnienia. 

2. Wybierz sposób logowania

Dostęp do systemu można uzyskać przez:

• Profil Zaufany - bezpłatna metoda uwierzytelnienia,

• Kwalifikowany podpis elektroniczny,

• Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (szczególnie przydatne dla spółek),

• Token lub certyfikat KSeF, jeśli został wcześniej wygenerowany. 

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych pierwsze logowanie często odbywa się automatycznie po uzupełnieniu NIP i weryfikacji tożsamości. W przypadku spółek konieczne może być dodatkowe zgłoszenie pełnomocnika (formularz ZAW-FA) lub posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Nadanie uprawnień - jak dopisać biuro rachunkowe do KSeF

Jedną z najważniejszych funkcji KSeF jest możliwość przydzielenia dostępu zewnętrznym podmiotom, takim jak biuro rachunkowe. Dzięki temu księgowy będzie mógł:

• wystawiać faktury w imieniu podatnika,

• odbierać faktury kosztowe,

• przeglądać dokumenty w systemie,

• zarządzać uprawnieniami zgodnie z zakresem ustalonym przez klienta.

Kiedy powinieneś nadać dostęp biuru rachunkowemu?

Jeżeli to biuro wystawia faktury lub prowadzi rozliczenia VAT w Twoim imieniu, przydzielenie uprawnień do KSeF oszczędza czas i eliminuje konieczność przesyłania plików poza systemem. KSeF

Jak przebiega nadawanie uprawnień?

1. Logowanie do KSeF

Podatnik lub osoba uprawniona loguje się do systemu KSeF. 

2. Wejście do sekcji "Uprawnienia"

W panelu użytkownika znajduje się funkcja zarządzania uprawnieniami - to tu możesz wskazać biuro rachunkowe jako podmiot lub konkretne osoby, które mają mieć dostęp. 

3. Wskazanie zakresu dostępu

Możesz zdecydować, czy biuro ma mieć tylko podgląd faktur, pełne prawo do wystawiania dokumentów, czy nawet możliwość nadawania uprawnień dalej. 

4. Zapis i potwierdzenie operacji

Po wybraniu zakresu i zapisaniu ustawień biuro rachunkowe otrzymuje uprawnienia zgodnie z Twoimi wytycznymi. 

Dostęp alternatywny - formularz ZAW-FA

W sytuacji, gdy przedsiębiorca lub pełnomocnik nie może uwierzytelnić się elektronicznie, uprawnienia można nadać tradycyjnie poprzez:

• wypełnienie formularza ZAW-FA - "Zawiadomienie o nadaniu lub odbiorze uprawnień do korzystania z KSeF",

• złożenie go w urzędzie skarbowym. Krajowy System e-Faktur

To rozwiązanie bywa wykorzystywane głównie przez spółki, które nie mają jeszcze e-pieczęci lub innego sposobu uwierzytelnienia. Poradnik Przedsiębiorcy

Podsumowanie - korzyści z korzystania z KSeF dla Twojej firmy i biura rachunkowego

Krajowy System e-Faktur to przyszłość fakturowania w polskiej gospodarce. Dzięki niemu:

• elektroniczne faktury są zawsze dostępne w jednym, bezpiecznym miejscu,

• obieg dokumentów między przedsiębiorcą a księgowym staje się szybki i bezbłędny,

• redukujesz ryzyko błędów przy rozliczeniach VAT. 

Przydzielenie odpowiednich uprawnień biuru rachunkowemu to krok, który upraszcza codzienną współpracę i zwiększa efektywność procesów finansowo-księgowych.